Kako učinkovito voditi poslovno komunikacijo?

»Naš cilj so zadovoljni kupci!«, tudi za vas velja ta trditev? Ljudje ne glede na to ali pripravljamo zanimive izdelke ali opravljamo storitve delamo z drugimi ljudmi. Eden najpomembnejših procesov na delovnem mestu je poslovna komunikacija, ki ustvarja ugodno uporabniško izkušnjo, dobre medosebne odnose in stranke. V komunikaciji s strankami, podrejenimi ali nadrejenimi, upoštevajte recept za uspešen proces pogovora.

V velikih podjetjih celotna izobraževanja in treninge namenijo razvoju ugodne poslovne komunikacije. Tudi v vašem podjetju lahko v komunikaciji sledite preprostemu receptu, ki vam omogočijo uspešno poslovno komuniciranje.

Uvodna klima.

Najprej moramo vzpostaviti ugodno komunikacijsko okolje, ki podpira kakovosten prenos informacij. Bodimo sproščeni, naredimo dober očesni stik, krepak stisk roke in iskren pozdrav. Opravimo kratek »small talk«, da razrahljamo napetost.

Ugotavljanje želja.

V komunikaciji nikoli ne smemo pozabiti na namen komunikacije. Cilj druge faze je, da čimbolj natančno opredelimo potrebe, pričakovanja in želje našega komunikacijskega partnerja. Veliko sprašujte in poslušajte. Preden rešujete pritožbo, svetujete ali predstavite rešitev, se vprašajte, ali res razumete potrebe in dobro poznate namen komunikacije. Velja, da raje vprašajte vprašanje več, kot da govorite »na pamet«.

Prezentacija vsebine.

V tretji fazi predstavite rešitev. Velja pravilo uvod-predstavite problem in opredelite potrebe in pričakovanja komunikacijskega partnerja; jedro-čim bolj objektivno predlagajte rešitve; in zaključek-poudarite kakšno naj bi bilo končno stanje vaše rešitve za osebo s katero komunicirate. Pri tem je pomembno, da uporabljate jezik in besede, ki jih vaš komunikacijski partner razume. Predlagamo, da uporabljate njegove besede, ki ste jih že slišali v drugi fazi.

Usklajevanje želja in vsebine.

Faza usklajevanja je namenjena izmenjavi različnih pogledov na prezentirane vsebine in njihovo povezanost s potrebami, željami in pričakovanji ter odpravljanju pripomb, ugovorov in skrbi, povezanih s predlaganimi rešitvami problemov.

Sprejemanje dogovora.

Sprejemanje dogovora ali doseganje cilja predstavlja ključno komunikacijsko fazo v kateri natančno opredelimo kaj smo se dogovorili ali izberemo najbolj optimalno izmed predlaganih alternativnih rešitev problema. Pri tem velja pravilo, da se potrudimo in naredimo povzetek dogovora, ki nam naj ga naš sogovornik potrdi.

Zaključna klima.

Zelo pomembna faza, ki pa jo zaradi časovne stiske mnogokrat preskočimo. Tudi ob koncu dogovora je potrebno poskrbeti, da se naši sogovorniki dobro počutijo. Kramljajte in se nekoliko družite z njimi, vprašajte jih po osebnem mnenju. Zagotovite, da se bodo v vaši družbi počutili dobro, s tem boste povezali dogovor z dobrimi občutki.

Tako kot v kuhinji, za recept »procesa pogovora« velja, da se najprej do potankosti držimo, ga treniramo, dokler ga ne ponotranjimo. Ko ga že dobro obvladamo, pa ga lahko prilagodimo in spremenimo ter izboljšamo. Za učinkovito in zabavno učenje o predstavljenih temah pa nas kontaktirajte.

Jan Kovačič, univ. dipl. psih. Tatika plus, d.o.o.

E-pošta: jan.kovacic@taktika-plus.si