Ljudski pregovori pravijo »rana ura, zlata ura«, »čas je denar« in »kdor spomladi ne bo sejal, jeseni tudi ne bo spravljal«. Vse se torej vrti okoli najdragocenejše dobrine – našega časa. Pri tem se pojavi vprašanje, kako upravljati s to naravno danostjo, da nam bo kar najbolje služila na poti do želenega uspeha.
Zavedati se moramo, da težava ni v tem, da imamo premalo časa, temveč, da ga neustrezno izkoristimo. Začnemo lahko že pri prepoznavanju »kradljivcev« našega časa. Med najpogostejše sodijo telefoni, (ne)napovedani obiski, kupi papirja, pomanjkanje samodiscipline, slabo zastavljeni cilji, nejasne prioritete, nezmožnost reči »ne« in nerazumljiva navodila, ki so lahko posledica neustrezne komunikacije.
Spoznajmo 3 tehnike upravljanja časa, s pomočjo katerih zmanjšamo vpliv »kradljivcev« in postanemo mojstri svojega časa.
1. TEHNIKA: NAČRTOVANJE POSTOPKOV PO DESCARTESU
Preden se lotimo katerekoli zadeve, je potrebno postaviti cilje. Brez točno zastavljenih ciljev je še tako strateško načrtovanje zaman, saj nimamo končne destinacije, ker je naš cilj nejasen. Predlagamo, da si pomagate in postavite “pameten cilj”. Za boljše upravljanje časa lahko uporabljate akronim “S.M.A.R.T.“. To pomeni, da zapišete specifičen (angl. “specific“), merljiv (angl. “measurable“), dosegljiv (angl. “attainable“), realen (angl. “realistic“) in časovno sprejemljiv (angl. time-bound“) cilj. Ko so le-ti enkrat postavljeni, lahko začnemo z načrtovanjem.
- Problem (cilj, projekt) oblikujte pisno.
- Celotno nalogo razdelite v posamezne, majhne dele.
- Delne naloge razdelite po prioritetah in rokih.
- Opravite vse aktivnosti in preverite rezultat.
2. TEHNIKA: PARETOVO NAČELO ALI PRAVILO 20/80
Že italijanski ekonomist in sociolog Vilfredo Pareto je v začetku 20. stoletja odkril, da si je 80% premoženja lastilo 20% prebivalstva, in ugotovil, da razmerje 80:20 lahko preslikamo tudi na večino drugih primerov – med drugim tudi na področje upravljanje časa.
Paretovo načelo namreč pravi, da 20% ustrezno in strateško izkoriščenega časa pripelje do 80% rezultata. Prevečkrat se ljudje osredotočamo na postranske naloge, namesto da bi se osredotočili na najbolj nujne in pomembne. Verjetno boste presenečeni, ko se boste zamislili, da v službi v 20% svojega časa opravite glavnino svojega dela, ali pa da se na sestankih v 20% pravilno uporabljenega časa dogovorite o 80% najpomembnejših rečeh.
3. TEHNIKA: ABC ANALIZA
Pri ABC analizi gre za pregled vseh nalog in določitev prioritet po A, B, C klasifikaciji. S tem načinom postavljanja prioritet se osredotočimo na bistvene stvari. Upravljanje časa nas osredotoči na ciljno usmerjenost (da se opravijo ključne stvari) in ne na dejavnosti (da so stvari zgolj opravljene). Pri tem si velja zapomniti, da se ne smemo v celoti odpovedati nalogam C, ampak moramo vzpostaviti primerno razmerje med vsemi tremi kategorijami, pravi vrstni red ter ustrezno zaporedje pri dnevnih opravkih.
Naloge A – označujemo kot najpomembnejše naloge. Tiste, ki jih ne moremo delegirati in jih navadno lahko opravi zgolj ena oseba (lahko smo to mi ali kdo drug). V praksi to pomenita 1-2 nalogi na dan, za kateri porabimo cca. 3 ure svojega časa.
Naloge B – po navadi gre za naloge, ki so prav tako pomembne, vendar jih lahko opravijo tudi druge osebe z ustreznimi navodili. Najpogosteje sta to 2-3 naloge v obsegu 1 ure.
Naloge C – so naloge z manjšo pomembnostjo izvedbe in večinoma zavzemajo največjo količino dela (administracija). Tem nalogam je priporočeno tem nameniti cca. 45 min.
Upravljanje časa je lahko hkrati zelo preprosto in zelo zahtevno. Tehnike so navadno zelo preproste, vseeno pa jih je zelo zahtevno vpeljati v svoj vsak dan. Ključ je ustvarjanje učinkovitih navad. Naša sodelavka in coach-inja Sabina Đuvelek je mojstrica upravljanja sebe in svojega časa. Na delavnici 17. januarja 2019 bo predstavila:
– sedem skrivnosti oziroma delujočih orodij za organizacijo svojega časa;
– vas spodbudila, da na svojem delovnem tednu preizkusite tri tehnike za usmerjanje fokusa in postavljanje prioritet;
– in vas navdušila, da boste učinkovito opravljali 20 % ključnih nalog v letu 2019.
Uporabna psihologija ponuja še veliko priložnosti za osebno in strokovno rast. Vabljeni, da z nami navežete stik in se odločite za coaching.
Nina Petrovič, dipl. nemcistka in profesorica pedagogike in andragodike (UN.)
Asistentka svetovalcu
E: nina.petrovic@taktika-plus.si
T: 01 42 14 400